Licences en volume Microsoft : quand faut-il les utiliser ?

La gestion des licences logicielles est un défi courant pour les professionnels de l’informatique en entreprise. Microsoft propose plusieurs modèles de licences (OEM, Retail, en volume et abonnements cloud), et choisir le bon peut avoir un impact significatif sur les coûts, la flexibilité et l’administration. Dans ce blog technique, nous allons examiner en détail quand utiliser une licence en volume Microsoft, en la comparant aux licences OEM, Retail et aux abonnements cloud comme Microsoft 365 ou Google Workspace. Nous présenterons ses avantages, ses limites et ses cas d’usage, avec des exemples concrets pour aider aussi bien les PME que les grandes entreprises à prendre les bonnes décisions en matière de licences.

Qu’est-ce qu’une licence en volume Microsoft ?

Une licence en volume Microsoft est un type de licence logicielle conçu pour les organisations ayant besoin d’utiliser le même produit sur plusieurs appareils ou pour plusieurs utilisateurs. Au lieu d’acheter de nombreuses licences individuelles (une par appareil ou utilisateur), l’entreprise acquiert un lot de licences via un contrat de licence en volume. Cela fournit une clé produit principale ou une méthode d’activation centralisée, permettant une installation et une activation efficaces sur de nombreuses machines sans devoir saisir une clé différente à chaque fois.

Les licences en volume offrent généralement des droits spécifiques qui ne sont pas disponibles avec les licences OEM ou Retail. Par exemple, elles incluent souvent des droits de rétrogradation, permettant d’utiliser des versions antérieures du logiciel pour des raisons de compatibilité, et facilitent le déploiement via des images standards sur des dizaines ou centaines d’appareils. Microsoft propose plusieurs programmes de licences en volume (Open License, Open Value, Enterprise Agreements, etc.), chacun adapté à des tailles d’organisation différentes, mais tous reposent sur le principe d’un achat et d’une gestion centralisés de plusieurs licences.

Cependant, l’utilisation des licences en volume suppose de répondre à certains critères, comme une quantité minimale de licences (généralement à partir de 5, selon le programme). En contrepartie, l’organisation bénéficie de coûts unitaires réduits, d’une plus grande flexibilité et d’outils de gestion centralisée des licences.

Types de licences logicielles : OEM, Retail, Volume et Abonnements Cloud

Avant de nous concentrer sur les licences en volume, voyons comment elles se différencient des autres modèles de licences logicielles.

Licences en volume

Les licences en volume de Microsoft sont conçues pour les entreprises et organisations ayant besoin de plusieurs copies d’un logiciel. Avec ce modèle, l’organisation achète un lot de licences pour un produit (ou une suite de produits) dans le cadre d’un seul contrat. Elle reçoit une clé de licence en volume couvrant toutes les installations autorisées, au lieu de gérer des dizaines de clés séparées.

Le principal avantage est la simplification du déploiement en masse (une seule clé pour des dizaines d’installations) ainsi que l’accès à des fonctionnalités professionnelles non disponibles avec les licences au détail, telles que l’utilisation sur des serveurs terminaux (bureau à distance) ou les droits de rétrogradation pour installer des versions antérieures par souci de compatibilité.

Bien entendu, les licences en volume nécessitent généralement un achat minimum. Elles demandent aussi un peu plus d’administration : enregistrement du contrat auprès de Microsoft et contrôle du nombre de licences utilisées. Cependant, au-delà d’un certain volume, l’efficacité et les économies compensent largement les efforts initiaux.

Abonnements cloud (Microsoft 365, Google Workspace, etc.)

Ces dernières années, le modèle d’abonnement cloud a gagné en popularité par rapport aux licences perpétuelles. Au lieu de payer une seule fois pour une version fixe du logiciel, les organisations paient un abonnement mensuel ou annuel par utilisateur, et bénéficient toujours de la dernière version ainsi que de services en ligne associés.

Microsoft 365 (anciennement Office 365) en est un exemple clair : pour un tarif par utilisateur, vous obtenez les applications Office toujours à jour, ainsi que des services cloud professionnels (messagerie Exchange, OneDrive, Teams, etc.), le tout géré depuis un portail web. De même, Google Workspace propose Gmail avec un domaine professionnel, un stockage Drive et les applications collaboratives de Google (Docs, Sheets, etc.) par abonnement pour les entreprises.

Les abonnements offrent des avantages tels que l’accès continu aux dernières versions, une évolutivité flexible par utilisateur et des services en ligne intégrés, mais impliquent en contrepartie des coûts récurrents et une dépendance aux paiements et à la connexion Internet pour maintenir l’accès aux logiciels.

Avantages des licences en volume

Voici un résumé des principaux avantages du choix des licences en volume pour une entreprise :

Économies sur les achats en grande quantité : le coût par licence diminue lors de l’achat de lots de licences en volume, ce qui entraîne un prix unitaire inférieur par rapport à l’achat de licences individuelles.
Gestion centralisée : un portail unique permet de surveiller combien de licences sont utilisées et combien sont disponibles, ce qui facilite les audits et la conformité.
Déploiement efficace : permet l’installation automatisée des logiciels sur plusieurs appareils (images standard, activation unifiée), facilitant les migrations et l’intégration de nouveaux équipements.
Flexibilité : il est facile de réaffecter des licences à de nouveaux appareils en cas de remplacement ou de changement d’utilisateur, et cela inclut des droits de rétrogradation pour utiliser des versions antérieures si nécessaire.
Éditions professionnelles : accès à des versions logicielles plus avancées (par exemple, Windows Enterprise, Office Pro Plus) non disponibles au détail, avec possibilité d’ajouter Software Assurance pour obtenir des mises à jour futures et une assistance technique spécialisée.

Limites des licences en volume

Bien entendu, il existe aussi certains inconvénients ou éléments à prendre en compte avec les licences en volume :

Quantité minimale : nécéssite généralement l’achat d’au moins 5 licences, ce qui la rend peu adaptée aux très petites entreprises ou à celles ayant des besoins limités.
Complexité initiale : nécessite la configuration de portails et la compréhension des méthodes d’activation (KMS, MAK), ce qui augmente la charge de travail du service informatique.
Paiement anticipé : un investissement important doit être effectué dès le départ lors de l’achat en volume, contrairement aux abonnements qui répartissent les coûts sur des paiements mensuels.
Mises à jour non incluses : sauf si vous achetez le programme Software Assurance, la licence en volume ne couvre que la version acquise. Si une nouvelle version est publiée et que vous en avez besoin, vous devrez l’acheter séparément (contrairement aux abonnements, toujours à jour).
Risque de surutilisation : lorsqu’une clé d’activation est partagée, il revient à l’entreprise de s’assurer qu’elle n’installe pas plus de copies qu’elle n’en possède, afin d’éviter toute non-conformité.

Quand utiliser les licences en volume

Envisagez les licences en volume dans votre entreprise dans les cas suivants :

Plus de 5 ordinateurs ou déploiement de masse : si vous devez équiper de nombreux appareils (par exemple, mettre à jour tout le bureau vers une nouvelle version de Windows ou Office), les licences en volume sont bien plus rentables et permettent un déploiement coordonné (installateur unique, activation centralisée) sur tous les PC.
Besoin de standardiser et contrôler les versions : dans des environnements gérés, il est essentiel que tous utilisent la même version logicielle pour garantir la compatibilité et le support. Les licences en volume permettent un déploiement uniforme sur tous les appareils. Avec des licences individuelles ou des installations cloud, des écarts peuvent apparaître si cela n’est pas surveillé.
Fonctionnalités avancées exclusives nécessaires : si votre organisation a besoin de versions professionnelles du logiciel ou de cas d’usage spécifiques (par ex. Office sur un serveur terminal pour l’accès à distance, ou Windows Enterprise pour ses fonctions de sécurité), cela doit se faire via des licences en volume ou des abonnements équivalents, car les éditions Retail/OEM ne les couvrent pas.
Environnement non compatible avec le cloud : dans les entreprises ayant des politiques de connectivité strictes (par ex. secteurs public, financier ou industriel), où les appareils doivent fonctionner isolément, les licences logicielles en volume (Windows, Office, etc.) garantissent un fonctionnement hors ligne sans validation constante via Internet, contrairement aux abonnements qui nécessitent une vérification régulière.

Exemples pratiques de licences

Voici quelques cas simplifiés illustrant le choix de licences dans des situations réelles :

Studio de design graphique (25 employés) : Cette entreprise créative utilisait au départ des licences individuelles pour Adobe et Office. Chaque designer gérait son propre abonnement Adobe Creative Cloud, et la société achetait des licences Microsoft Office au détail selon les besoins. Avec 25 employés, cela devenait ingérable en termes de coûts et d’administration. Ils ont décidé de passer à Adobe Creative Cloud pour les équipes et à Office via des licences en volume. Tous les comptes Adobe ont été migrés vers un plan centralisé pour entreprises : ils gèrent désormais les licences via l’Adobe Admin Console, ce qui facilite l’attribution et la réattribution des licences. De plus, ils ont acquis 25 licences en volume Microsoft Office Standard 2021, avec une clé maître permettant d’installer sur tous les PC et un accès au portail de gestion des licences en volume. Grâce à ce changement, la gestion a été simplifiée : lorsqu’un designer quitte l’entreprise, sa licence Adobe est réattribuée au nouvel arrivant sans frais supplémentaires, et tous les employés utilisent la même version d’Office sans achats individuels ni clés dispersées.
Grande entreprise industrielle (500+ utilisateurs) : Une société de fabrication avec des centaines d’employés a décidé d’unifier son parc logiciel via un contrat de licences en volume. Elle a signé un Enterprise Agreement avec Microsoft, incluant Windows 11 Enterprise et des licences Office 365 (abonnement) pour tous les utilisateurs, assurant un tarif réduit et l’accès aux dernières technologies. Pour certaines machines isolées du réseau, elle a conservé des licences en volume avec une version de Windows bénéficiant d’un support étendu, stable pendant des années sans mises à jour majeures. Ce cas montre que dans les grandes entreprises, il est courant de combiner licences en volume perpétuelles et abonnements cloud, en tirant parti des forces de chaque modèle selon les utilisateurs et les appareils concernés.

(Suggestion visuelle : inclure une capture d’écran du centre d’administration Microsoft 365 ou de l’ancien VLSC montrant la liste des licences et des clés pour familiariser le lecteur avec la plateforme.)

Gestion des licences en volume

Une fois les licences en volume acquises, elles sont gérées via les portails dédiés de Microsoft. Initialement, le Volume Licensing Service Center (VLSC) est utilisé pour enregistrer le contrat et obtenir les clés produits et les téléchargements. De nombreuses fonctions migrent désormais vers le Centre d’administration Microsoft 365, où les licences en volume sont visibles aux côtés des abonnements cloud.

Il est important de comprendre que les licences en volume Microsoft ne sont pas attribuées à des utilisateurs individuels un par un (comme c’est le cas avec les abonnements cloud) : c’est l’entreprise qui décide sur quels appareils le logiciel sous licence est installé. Les entreprises doivent donc mettre en place des processus internes (inventaire logiciel, contrôle des installations via des politiques informatiques) pour ne pas dépasser le nombre de licences achetées et rester conformes aux conditions d’utilisation.

L’activation de ces licences peut se faire via un serveur KMS interne (activation automatique sur le réseau d’entreprise) ou à l’aide de clés MAK fournies par Microsoft pour des activations individuelles via Internet, selon les besoins de l’organisation.

(Suggestion visuelle : inclure une capture d’écran de l’Adobe Admin Console montrant l’attribution des licences aux utilisateurs.)

Licences en volume pour les logiciels tiers

Le concept de licence en volume ne se limite pas à Microsoft. D’autres éditeurs proposent aussi des programmes de licences pour les entreprises. Adobe propose par exemple Creative Cloud pour les équipes (et une version Enterprise pour les grandes structures), un programme d’abonnement permettant aux entreprises de gérer plusieurs licences via une console centrale (Adobe Admin Console). Dans cette console Adobe pour les entreprises, les licences peuvent être facilement attribuées ou révoquées, et réattribuées en cas de départ d’un employé, sans devoir en acheter de nouvelles (Adobe applique des remises en volume à partir d’un certain seuil). La gestion des licences Adobe pour les équipes devient ainsi beaucoup plus simple grâce à cette console unifiée. De nombreux autres éditeurs proposent également des options de licences pour équipes ou entreprises, avec une gestion centralisée et des prix basés sur le volume. Dans tous les cas, le principe reste le même : centraliser la gestion des licences et bénéficier d’avantages financiers lors d’achats groupés.

Questions fréquemment posées (FAQ)

Qu’est-ce qu’une licence en volume et en quoi diffère-t-elle d’une licence OEM ou Retail ?

Réponse : Une licence en volume est un type de licence logicielle permettant à une organisation d’utiliser un produit sur plusieurs appareils ou par plusieurs utilisateurs à l’aide d’une seule clé ou d’un contrat unique. Contrairement à une licence OEM (liée au matériel d’un PC spécifique, généralement préinstallée et non transférable) ou à une licence Retail (achetée individuellement, transférable entre appareils mais utilisée sur un seul appareil à la fois), une licence en volume est conçue pour des environnements professionnels avec de nombreux ordinateurs. Par exemple, avec une licence en volume Microsoft Office, une entreprise reçoit une clé permettant d’installer Office sur des dizaines de PC et de les gérer collectivement, sans devoir activer chaque copie individuellement. Cela simplifie la gestion et réduit les coûts lorsque de nombreuses licences sont nécessaires.

Quand mon entreprise devrait-elle utiliser des licences en volume plutôt que Retail ou OEM ?

Réponse : En général, lorsque vous devez licencier plusieurs utilisateurs ou appareils avec le même logiciel. Si vous n’avez que 2 ou 3 PC, des licences individuelles (OEM ou Retail) ou un abonnement de base peuvent suffire. Mais si vous avez 5, 10 appareils ou plus, les licences en volume deviennent plus efficaces et rentables. Vous devriez également les envisager si vous avez besoin d’un meilleur contrôle administratif sur vos licences (par exemple, savoir lesquelles sont activement utilisées) ou si vous avez besoin d’éditions logicielles spécifiques uniquement disponibles via la licence en volume. En résumé, pour les PME en croissance et les grandes entreprises, la licence en volume est généralement la meilleure option ; pour les utilisateurs à domicile ou les très petites entreprises, la complexité supplémentaire ne vaut souvent pas la peine.

Comment les licences en volume Microsoft sont-elles gérées après l’achat ?

Réponse : Elles sont gérées via les portails web de Microsoft. Vous commencez par enregistrer votre contrat dans le Volume Licensing Service Center (VLSC), où vous pouvez consulter vos licences, télécharger les logiciels et obtenir les clés produits. De nombreuses fonctions sont désormais également disponibles dans le Centre d’administration Microsoft 365, aux côtés des abonnements cloud. L’entreprise doit aussi tenir un registre interne des appareils sur lesquels le logiciel est installé afin de ne pas dépasser le nombre de licences achetées. En résumé, les licences en volume sont gérées via un portail centralisé et grâce à de bonnes pratiques internes pour suivre les installations. En essence, gérer les utilisateurs avec des licences en volume Microsoft combine l’utilisation de la plateforme Microsoft avec un contrôle interne rigoureux du déploiement logiciel.

Comment configurer le Microsoft Volume Licensing Service Center (VLSC) ?

Réponse : La configuration du Microsoft Volume Licensing Service Center se fait comme suit :

Rendez-vous sur le site du Microsoft Volume Licensing Service Center et connectez-vous avec un compte Microsoft associé à votre organisation (cela peut être votre adresse e-mail professionnelle si elle est activée, ou un compte personnel Microsoft enregistré avec votre e-mail professionnel).
Enregistrez votre organisation dans le VLSC en fournissant les détails de votre contrat (si les licences ont été achetées via un revendeur, vous avez dû recevoir un ID de licence dans un e-mail de Microsoft).
Acceptez les conditions du contrat de licence en volume (par exemple, les conditions du programme Open License ou tout autre programme applicable).
Dans le portail, accédez à "Téléchargements et clés" pour télécharger les logiciels et obtenir les clés produits nécessaires. Vous pouvez ensuite installer les logiciels sur vos appareils à l’aide de ces clés.

En quoi les abonnements cloud (Microsoft 365, Google Workspace) diffèrent-ils des licences en volume traditionnelles ?

Réponse : Ils fonctionnent selon un modèle de paiement à l’usage avec attribution par utilisateur. Une licence en volume traditionnelle implique un paiement unique pour utiliser indéfiniment une version spécifique du logiciel au sein de l’organisation (généralement liée aux appareils), tandis qu’un abonnement cloud est un paiement récurrent donnant accès au logiciel et aux services en ligne tant que l’abonnement est actif (et est généralement attribué à un utilisateur spécifique pouvant l’utiliser sur plusieurs appareils). De plus, les abonnements incluent des mises à jour automatiques et des services intégrés (comme le stockage cloud, l’e-mail et la collaboration en temps réel), ce que ne proposent pas les licences perpétuelles. Avec les licences en volume, les mises à jour doivent être gérées manuellement (ou achetées séparément lors de la sortie de nouvelles versions), et elles n’incluent pas ces services supplémentaires.

Adobe ou d'autres éditeurs proposent-ils des options similaires aux licences en volume ?

Réponse : Oui, beaucoup le font. Dans le cas d’Adobe, il existe le programme Creative Cloud pour les équipes / entreprises, qui permet d’acheter des licences d’applications et de les gérer de manière centralisée via l’Adobe Admin Console (avec des remises en volume). Cela équivaut à une licence en volume, bien qu’il s’agisse d’un modèle par abonnement. D’autres éditeurs de logiciels professionnels (design, CAO, sécurité, etc.) proposent généralement des licences multi-utilisateurs ou des packs de licences en volume avec des outils de gestion pour les entreprises. Il est toujours judicieux d’examiner les options professionnelles lors de l’achat de logiciels, car elles simplifient souvent la gestion et réduisent le coût unitaire par rapport à l’achat de licences individuelles.